「退職勧奨の進め方がわからない」とお悩みでしょうか？
退職勧奨は、解雇に比べると法的なハードルが低いです。とはいえ、入念に準備して慎重に進めなければなりません。進め方を間違えると、退職してもらえないばかりか、違法だとして損害賠償を請求されるおそれもあります。
今回は、退職勧奨の進め方・言い方について解説しています。「問題のある従業員に辞めてもらいたい」とお考えの会社経営者や人事・労務担当者の方は、ぜひ最後までお読みください。

退職勧奨の進め方

弁護士
岡本裕明

繰り返し指導しても問題点が改善しない従業員に対しては「辞めてもらいたい」と考えるでしょう。解雇は法的ハードルが高いため、多くのケースでまずは退職勧奨を検討するべきです。
ケースによって違いはありますが、おおむね「方針決定→面談→退職条件の話し合い→書面の取り交わし」という流れで進めます。順に見ていきましょう。

方針を決定する

まずは、退職勧奨をするのか、理由は何か、どのように進めるかといった方針を決定します。
退職勧奨に特別な法的規制はありませんが、実行する際には十分な理由が必要です。能力不足、業務命令違反など理由は様々考えられますが、根拠をあらかじめ整理しておいてください。説得の際に本人にうまく伝えるために、理由は明確にしておかなければなりません。集めた情報は、退職に応じず解雇を検討する際にも参考になります。

加えて、従業員がするであろう質問を想定し、回答を用意しておきましょう。
たとえば以下の質問が考えられます。
・拒否したら解雇されるのか
・退職に応じる代わりにお金はもらえないか
・転職活動のために時間をくれないか
条件面に関しては、会社として受け入れられる範囲をあらかじめ決めておきましょう。

退職勧奨の方針は経営者が独断で決めるのではなく、役員や直属の上司の意見も聴き、決定事項を共有するようにしてください。
退職勧奨の理由になることについて詳しくは、以下の記事で解説しています。
参考記事：退職勧奨の理由になること｜能力不足・病気の従業員に退職勧奨できる？

従業員と面談する

準備が済んだら、従業員と面談して退職して欲しい旨を理由とともに伝えます。他の従業員の目に触れないように、個室で行ったり、他の従業員に気付かれにくい時間帯に面談を設定するなど、従業員に配慮しましょう。
退職を打診した際には、当然従業員の反発が予想されます。従業員が感情的になっていても、会社側は冷静に対応してください。会社側が不適切な言動をすれば、円満に辞めてもらえないだけでなく、退職勧奨が違法になるおそれがあります。
従業員が録音している可能性もあるので、退職強要とみなされる言動をしないようにしましょう。反対に、適切な方法であったことを示すために、会社側での録音も検討してください。
退職を勧めても、家族との相談が必要であるなど、従業員がその場で決断するのが難しいケースは多いです。退職を無理強いしてはなりません。従業員の立場に配慮し、期限を設けて考える時間を与えるようにしましょう。

条件を話し合う

条件次第である場合はもちろん、従業員が受け入れた場合でも、退職の条件を話し合います。
ただ退職に応じるだけでは、従業員の側にメリットがありません。犯罪行為をしたようなケースを除いて、退職に応じやすい条件を示す必要があります。
たとえば、次の対応が考えられます。
・退職金の上乗せ
・解決金の支払い
・有給の買い取り
・転職活動への配慮
従業員が納得できる条件を示せば、スムーズに退職に進みやすいです。「なぜ問題社員にお金を出すのか」とお感じになるのはもっともですが、辞めてもらうための必要経費だとお考えください。
退職勧奨の際の退職金や解決金について詳しくは、以下の記事で解説しています。
参考記事：退職勧奨における退職金・解決金の相場｜上乗せする？なしでいい？

退職届を提出させる・合意書を締結する

従業員が退職の意思を固めたら、退職届の提出あるいは合意書の締結が必要です。
理論上は口頭でも退職は成立しますが、後で「言っていない」「解雇だった」などと争いになる事態が想定されます。退職届や合意書といった書面で証拠を残しておかなければなりません。退職の意思表示だけでなく、退職条件を書面に記載しておくのも重要です。

退職勧奨の言い方

弁護士
岡本裕明

退職勧奨の際に重要なのが、言い方・伝え方です。相手に問題があるとはいえ、退職という重大な決断を促す以上、従業員への配慮は欠かせません。従業員が人として問題があるのではなく、会社にマッチしていない点を伝えるのが重要です。

会社に合っていない点を強調する

退職勧奨を伝える際のポイントは、従業員が全面的に問題を抱えているのではなく、会社の求める資質を備えていないに過ぎない点を強調することです。
従業員としては、退職を促された時点で自分の全てを否定されたように感じてしまいます。会社としては「うちには合っていない」「よその方が能力を発揮できると思う」などと告げ、あくまで相性の問題であると伝えるとよいでしょう。
状況に応じて、他の伝え方もあります。たとえば不正行為に及んでいた従業員には「これまでの貢献には感謝しているが、辞めてもらわないと他の社員に示しがつかない」といった言葉が考えられます。
もちろん、退職を求める理由を示すのは重要です。ただし、問題点を挙げるだけでなく、相手の心情に配慮して伝え方を工夫する必要があります。

侮辱や強要はNG

絶対に言ってはいけないのが、人格否定や侮辱、退職強要に該当する言葉です。相手の怒りを買い退職に応じてもらえないだけでなく、違法と判断されて損害賠償が発生する可能性があります。
たとえば、次のような言葉は慎んでください。
・無能な奴はうちには要らない
・いつまで会社にしがみつくんだ
・退職しないなら解雇するだけだ
退職勧奨の際に言ってはいけないことについて詳しくは、以下の記事で解説しています。
参考記事：退職勧奨で言ってはいけないこと｜言ったときのリスクも解説

退職勧奨の進め方に関してよくある質問

弁護士
岡本裕明

退職勧奨に関するよくある質問をまとめました。

どのタイミングで始めればいい？

退職勧奨を始めるタイミングに特に決まりはありません。とはいえ、横領などの犯罪行為が明らかなケースを除いて、まずは指導や軽い懲戒処分を重ねて改善を促すのがよいでしょう。注意指導によって問題が解消されれば、会社にとっても本人にとってもベストです。
指導を繰り返しても改善の見込みがなければ、退職勧奨を検討します。必ずしも解雇できる状況が存在しなくても構いませんが、十分に指導せずにいきなり退職を求めるとスムーズに進みづらいです。

退職勧奨でしてはいけないことは？

退職勧奨の際にしてはいけないこととしては、以下が挙げられます。
・侮辱や人格否定にあたる発言
・「退職に応じないと解雇される」と誤解させる
・いじめ、意味のない仕事をさせるなどの嫌がらせ
・長時間にわたる説得、明確に拒否した後に執拗に説得を繰り返す
・面談の際に大人数で圧力をかける、脅す、暴力を振るう
詳しくは以下の記事をお読みください。
参考記事：退職勧奨が違法になるケース｜仕事を与えないなど強引な方法はNG！

拒否されたらどうする？

拒否された場合の対応としては、以下が考えられます。
・（違法にならない範囲で）説得を続ける
・注意指導を重ねる
・金銭面でより良い条件を提案する
・転職を支援する
・面談の担当者を変更する
・解雇する（最終手段）
それぞれについて詳しくは、以下の記事を参照してください。
参考記事：退職勧奨に応じない場合の対処法｜拒否後にしてはいけないことは？

会社都合退職にしないといけない？

会社が求めて辞めてもらう以上、会社都合退職になります。強引に自己都合退職にしようとしてはいけません。事実に反する上に従業員の反発を招きます。
参考記事：退職勧奨で退職させたら会社都合？自己都合？メリット・デメリットも解説

退職勧奨の進め方は弁護士にご相談ください

弁護士
岡本裕明

退職勧奨を問題なく進めるのは簡単ではありません。会社だけで悩まずに弁護士にご相談ください。

ここまで、退職勧奨の進め方・言い方について解説してきました。
退職勧奨をうまく進めるには、入念に準備したうえで適切な言葉で伝える必要があります。全体を通じて従業員の心情に配慮すべきです。

退職勧奨の進め方にお悩みの方は、弁護士法人ダーウィン法律事務所までご相談ください。
当事務所は、会社の経営者や人事担当者の皆様の味方です。ご相談いただければ、状況に応じて退職勧奨の進め方について丁寧にアドバイスいたします。
「問題のある従業員に辞めてもらいたい」とお困りの会社関係者の方は、お気軽に弁護士法人ダーウィン法律事務所までお問い合わせください。

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